Tenir l'organisation dans Relaytour

La page réunit le nom, les contacts, le logo et le thème de l'organisation. Chaque activité peut ensuite surcharger les contacts, le logo et les couleurs pour elle-même.

• IdentitéLe nom, le sigle, le contact de l'organisation, l'adresse de support et la page de l'équipe. Le contact reçoit les réponses aux mails. L'adresse de support est une adresse de rôle : l'entrée « Support » du menu du compte ouvre un mail à cette adresse.
• Adresses de rôleLes domaines admis pour les adresses citées dans les fiches, et les boîtes partagées hébergées chez une messagerie grand public.
• Logo et faviconLe logo PNG, sa variante SVG et le favicon.
• ThèmeLes couleurs et les deux polices. Relaytour vérifie le contraste avant d'enregistrer, et une couleur laissée vide reprend celle de Relaytour.

L'application est la source de vérité du contenu. Le panneau situé en bas de la page Organisation indique la date du dernier import ou export, et signale si des admins ont modifié le contenu depuis.

• Télécharger le contenu (zip)Récupérer l'identité, les activités, les périmètres, les fiches et les tâches types dans une archive.
• Importer un dossier de contenuDéposer une archive zip au format de l'export : celle d'une autre installation, ou un dossier modifié hors de l'application. Relaytour vérifie l'archive, puis affiche ce que l'import crée et modifie. Rien n'est écrit avant le bouton « Importer l'archive ».

L'archive ne contient aucune personne, aucune affectation ni aucune tâche datée. Téléchargez-la avant tout import : un import refuse d'écraser des modifications plus récentes.

L'import crée ou met à jour l'identité, les activités, les périmètres, les fiches et les tâches types. Il ne retire rien, et l'organisation garde son identifiant. Une archive pèse 20 Mo au plus. Quand des admins ont modifié le contenu depuis le dernier export, l'import demande votre confirmation avant de remplacer leurs modifications. Une fiche modifiée dans Relaytour n'est jamais remplacée : elle apparaît en conflit dans le rapport. Les admins d'une activité importent le dossier de leur seule activité depuis l'écran Activités.

Vous voyez toutes les activités de l'organisation, y compris celles que vous n'administrez pas nommément. Deux commandes vous sont réservées.

• Nouvelle activitéCréer un événement, une section ou une instance, avec son identifiant, sa nature et ses groupes de périmètres.
• ArchivéeArchiver une activité terminée. Elle disparaît du sélecteur et reste consultable.

L'identifiant apparaît dans l'adresse des pages et ne change plus après la création.

Un compte est commun à toute l'organisation, et une même personne peut appartenir à plusieurs organisations. Vous seul·e touchez au compte lui-même et aux rôles. Vous seul·e lisez l'annuaire complet, dans le groupe « Gérer l'organisation » : la colonne « Activités » indique où chaque personne participe. Des filtres séparent les admins et les membres, isolent une activité, ou ne gardent que les membres « Sans activité ». L'écran « Personnes » d'une activité ne montre que son équipe. Dans l'écran « Équipe », la liste d'affectation vous propose aussi les membres des autres activités, suivis du nom de leurs activités.

• Inviter une personneCréer un compte, choisir les équipes d'activités que la personne rejoint sans périmètre, les activités qu'elle administre et ses périmètres, affectés ou souhaités. Une personne invitée sans activité ne voit aucune activité. Une adresse qui a déjà un compte hors de votre organisation reçoit une invitation, listée dans l'encadré « Invitations en attente » : la personne l'accepte ou la refuse depuis son compte, et rien n'est créé en son nom avant son accord. L'invitation ne garde pas le rôle d'admin d'activité : vous nommez la personne après son accord.
• Modifier le compteOuvrir la fenêtre d'un compte par le crayon de sa ligne, ou par un clic sur la ligne. Vous y réglez les équipes d'activités que la personne rejoint, les activités qu'elle administre, ses périmètres affectés et ses périmètres souhaités, dans chaque activité. Une personne « Sans activité » se rattache ici à l'équipe d'une activité.
• Prénom et nomCorriger le nom d'une personne tant qu'elle ne s'est jamais connectée. Après sa première connexion, la personne modifie elle-même son nom dans ses préférences.
• ArchiverFermer l'accès d'une personne qui quitte votre organisation. Elle garde son compte, et son historique reste conservé.
• RestaurerRouvrir l'accès d'une personne archivée. L'interrupteur « Afficher les personnes archivées » les fait apparaître dans le tableau.
• ÉcrirePréparer un message pour un membre, ou pour les membres cochés avec « Écrire à la sélection ». Le message part de votre propre messagerie. L'onglet « Messages » liste tous les messages de l'organisation, ceux des activités compris.

Un message de l'annuaire s'adresse à des membres de l'organisation, quelle que soit leur activité. Le mode d'emploi de l'admin d'activité décrit la fenêtre d'écriture dans « Messages à votre équipe ».

L'écran liste les admins de l'organisation, puis les admins de chaque activité. Vous nommez et vous retirez les uns et les autres.

• NommerChoisir une personne dans la liste d'un bloc, puis la nommer admin de l'organisation ou admin de cette activité.
• RetirerRetirer le rôle d'une personne, après confirmation. Vous ne pouvez pas vous retirer vous-même le rôle d'admin de l'organisation.

Un admin d'activité ne voit ni les autres activités, ni leurs personnes. Il nomme les autres admins de son activité depuis l'écran « Personnes ».

Le mail d'invitation contient le lien vers le mode d'emploi du rôle de la personne. Après une nomination, renvoyez l'invitation depuis l'annuaire pour lui transmettre le mode d'emploi de son nouveau rôle.

Vous voyez tous les droits de rédaction de l'organisation, et vous disposez d'une option supplémentaire dans la liste des fiches concernées.

• Toutes les fiches, communes comprisesConfier la rédaction des fiches communes à une personne, par exemple la coordination.

Un admin d'activité n'accorde un droit que sur les périmètres de son activité.

Le fournisseur cloud est le service en ligne où l'association range ses documents : SharePoint, Google Drive, Dropbox ou Nextcloud. Vous le connectez avec votre propre compte. Les membres lisent ensuite ses documents dans Relaytour, sans compte chez le fournisseur. Relaytour ne copie aucun document : il le lit chez le fournisseur à chaque ouverture.

La personne qui exploite le serveur choisit les fournisseurs proposés. Si elle n'en a ouvert aucun, la page l'indique et ne propose aucune connexion.

• ConnecterOuvrir la page de connexion du fournisseur, puis revenir dans Relaytour. Un Nextcloud se désigne par son adresse. Une seule connexion existe par organisation.
• Compte de service GoogleConnecter Google Drive par un compte technique de l'association, dont vous déposez la clé. Ce compte n'exporte les fiches que dans un Drive partagé.
• ReconnecterDéconnecterRenouveler l'accès, ou le fermer. Après une déconnexion, les dossiers liés restent, mais les membres ne lisent plus leurs documents et l'export s'arrête.

Un dossier lié rend un dossier du fournisseur lisible dans une activité. Vous choisissez ses lecteurs : toute l'activité, ou une liste de périmètres et de groupes. Un groupe, comme les sports ou les pôles, vaut aussi pour les périmètres qui le rejoindront. Un dossier lié se lit comme les fiches de ces périmètres, ou comme les fiches communes.

• Lier un dossierParcourir les dossiers du fournisseur, ouvrir le dossier à lier, puis choisir ses lecteurs. Une bibliothèque entière ne se lie pas, et un dossier se lie une seule fois par activité.
• ModifierChanger les lecteurs d'un dossier lié ou son nom affiché, sans le retirer. Avant l'enregistrement, Relaytour annonce les documents liés que les lecteurs de leur fiche ne liraient plus. Ces documents restent masqués dans leur fiche tant que le dossier ne sert pas son périmètre.
• Étendre le dossier liéOuvrir ce documentCes deux réponses se trouvent derrière le bouton d'alerte d'un document lié, dans une fiche qui concerne aussi d'autres périmètres. La première ajoute les périmètres et les groupes de la fiche aux lecteurs du dossier. La seconde ouvre ce seul document à toutes les personnes qui lisent la fiche, sans ouvrir le reste du dossier. « Réserver de nouveau » retire cette ouverture.
• RetirerRetirer un dossier de l'activité. Le dossier reste chez le fournisseur, et les fiches ne citent plus ses documents.

Relaytour peut aussi écrire les fiches chez le fournisseur, en Markdown, et reprendre les fiches que l'association y range déjà.

• Choisir le dossier d'exportIndiquer où Relaytour crée le dossier « Fiches Relaytour ». Relaytour y écrit chaque fiche une minute après sa modification, puis chaque nuit.
• Exporter maintenantArrêter l'exportLancer un export sans attendre, ou ne plus écrire dans le dossier. Le résultat du dernier export s'affiche dans le panneau.
• Importer des fichesChoisir un dossier source par périmètre, puis lire la simulation avant d'importer. Les fichiers Markdown et texte entrent tels quels, et les documents Word sont convertis en Markdown.

Les fiches se modifient toujours dans Relaytour. Une modification faite à la main dans « Fiches Relaytour » est remplacée à l'export suivant. Une fiche qui contient une coordonnée personnelle n'est ni exportée ni importée. Un import ne remplace jamais une fiche modifiée dans Relaytour.

Une fois le fournisseur connecté, la page porte trois onglets : « Connexion et dossiers », « Vérification des accès » et « Comptes ». La vérification compare les équipes aux droits des dossiers liés chez le fournisseur. Elle lit l'annuaire et les groupes du fournisseur, et ne change aucun droit. Avec SharePoint, un admin Microsoft Entra accepte d'abord deux autorisations de plus. Avec Dropbox, l'activation passe aussi par une reconnexion. Avec Google Drive et Nextcloud, vous l'activez sans reconnexion. Google Drive et Dropbox n'ont pas d'annuaire des comptes : Relaytour y compare les adresses des personnes à celles des droits.

• Activer la vérification des accèsReconnecter le fournisseur avec la lecture de l'annuaire. Une organisation qui ne l'active pas garde la connexion d'origine.
• Vérifier maintenantComparer, pour chaque dossier lié de l'activité, les personnes attendues à ses droits. Chaque personne apparaît sous son équipe, avec son état : « A accès » (directement, par un groupe ou par toute l'organisation), « Sans compte » ou « Sans accès ». L'état « Inconnu » signale un groupe ou des droits que Relaytour ne lit pas. Le bloc « Accès en trop » nomme les comptes qui ont un droit sans être attendus. Relaytour vérifie aussi chaque nuit.
• Attendus chez le fournisseurDans la fenêtre « Modifier » d'un dossier lié, choisir tous les membres des périmètres lecteurs, ou leurs contacts principaux seulement.
• Gérer les accèsChoisir, pour un dossier lié, ce que Relaytour propose : vérifier seulement, partager le dossier en lecture ou en écriture, ou faire entrer les personnes dans un groupe du fournisseur qui a déjà un droit sur le dossier. La gestion demande une reconnexion, et une autorisation de plus chez Microsoft.
• AppliquerÉcarterTout appliquerRelaytour propose d'ajouter les personnes attendues sans accès. Relaytour propose aussi de retirer les accès qu'il a créés pour des personnes qui ne sont plus attendues. Relaytour ne retire jamais un accès posé à la main, ni un accès qui a changé depuis sa création. Une proposition d'accès écartée ne revient pas tant que la situation de la personne ne change pas. Avec un réglage du dossier, Relaytour applique les ajouts sans attendre ; un retrait attend toujours la décision d'un admin.
• ComptesLire, pour chaque membre, si son compte est trouvé, invité ou absent de l'annuaire, et saisir l'adresse de son compte quand elle diffère de son adresse Relaytour.

Le dossier « Fiches Relaytour » ne se lie pas à une activité. Un changement de fournisseur efface le dossier d'export de l'ancien fournisseur.