Trop de travail repose sur trop peu de personnes
Une ou deux personnes portent souvent la logistique et la relation avec les partenaires. Cette surcharge entraîne une perte de coordination.
Préparer un événement associatif avec un outil qui garde la méthode d'une édition à l'autre
Relaytour organise la préparation d'un événement récurrent porté par des bénévoles. Chaque sport et chaque pôle y retrouve ses référentes et référents, ses tâches datées par rapport au jour J et ses fiches méthode.
Préparation de J-330 à J+90
Connexion par code reçu par mail
Contenu dans le dépôt de l'organisation
Le problème
Trois difficultés qui reviennent d'une édition à l'autre
Un événement associatif se prépare souvent pendant près d'un an. Les bénévoles qui le portent changent d'une année à l'autre.
L'équipe se disperse entre deux jalons
Une équipe constituée à l'automne peut se disperser jusqu'au printemps. Sans point régulier, elle perd vite ses membres.
La méthode se perd à chaque changement d'équipe
Le savoir-faire d'une édition reste dans la mémoire de quelques personnes. L'équipe suivante reprend souvent les démarches depuis le début.
La réponse
Ce que fait Relaytour
Relaytour s'utilise dans un navigateur. Les membres se connectent avec un code reçu par mail, sans mot de passe. Un admin invite chaque personne et l'affecte à son périmètre.
périmètres
Les sports et les pôles
Les périmètres restent les mêmes d'une édition à l'autre. Chaque édition leur affecte de nouvelles personnes.
J-120
Un rétroplanning calé sur le jour J
Chaque tâche type porte une échéance relative, par exemple J-120. Relaytour recalcule toutes les dates à partir de la date de l'édition.
fiches
Des fiches méthode versionnées
Chaque fiche décrit le « comment faire » d'une démarche. Les référentes et référents la corrigent pendant l'édition, et l'historique conserve chaque version.
postes
Les postes à pourvoir
Chaque périmètre a un effectif souhaité. Les admins voient les places encore libres et les souhaits des membres.
rappels
Des rappels par mail
Relaytour envoie un rappel avant chaque échéance et un résumé périodique. Chaque personne règle la fréquence de ces mails.
recherche
Tout retrouver depuis la barre haute
La recherche trouve les tâches, les fiches et les personnes. Chaque personne ne trouve que ce qu'elle peut déjà consulter.
Pour qui
Né dans une association, utile bien au-delà
Relaytour est né pour préparer un rassemblement multisports associatif. Il sert toute organisation qui prépare des activités récurrentes avec une équipe qui se renouvelle : un événement, une saison ou un mandat.
Un tournoi, une fête de quartier ou un festival se prépare chaque année avec des bénévoles qui changent.
ÉvénementSaison
Une saison de championnat ou un stage régional mobilise plusieurs clubs, qui retrouvent leurs tâches et leurs fiches.
SaisonÉvénement
Une fête de la ville, des journées du patrimoine ou un conseil de quartier répartissent le travail entre plusieurs services.
ÉvénementMandat
Une journée portes ouvertes ou un gala étudiant change d'équipe chaque année. La méthode reste dans Relaytour.
ÉvénementMandat
Un séminaire annuel, un salon ou une fête de fin d'année repart de l'édition précédente au lieu de la page blanche.
Événement
Une activité se déclare comme un événement, une saison ou un mandat. Ses périmètres, ses fiches et ses tâches types suivent.
ÉvénementSaisonMandat
Aperçu
Les écrans principaux
Les captures montrent l'organisation d'exemple livrée avec Relaytour. Les personnes et les données sont fictives.
Mon espace
La page d'accueil d'une référente ou d'un référent liste ses tâches, ses périmètres et sa contribution.
Le rétroplanning
Le rétroplanning regroupe les tâches de tous les périmètres par mois. Des filtres limitent l'affichage à un type de périmètre ou à vos tâches.
Un périmètre
La page d'un périmètre présente ses tâches, son avancement, ses fiches méthode et les personnes affectées.
Une fiche méthode
Une fiche décrit une démarche étape par étape. Elle indique les tâches de l'édition qui la citent.
Les fiches
Les fiches se filtrent par périmètre et s'affichent en cartes ou en liste condensée.
L'avancement global
Les admins suivent l'avancement de chaque périmètre, les retards et les tâches sans personne.
Comparaison
Pourquoi un outil dédié
Les outils courants couvrent une partie du besoin. Aucune catégorie ne couvre la préparation d'un événement récurrent par une équipe bénévole, jusqu'à la transmission à l'édition suivante.
| Catégorie d'outil | Dates recalculées depuis le jour J | Méthode transmise à l'édition suivante | Postes par sport et par pôle |
|---|---|---|---|
| Tableur et dossier partagé | Non Chaque date se reprend à la main. |
Partiel Les documents existent, sans version validée. |
Non |
| Tableaux de projet | Non La copie d'un tableau garde les anciennes dates. |
Partiel Les pages vieillissent sans que personne ne les valide. |
Non |
| Gestion de projet avancée | Oui Souvent dans une offre payante. |
Non | Non |
| Gestion associative | Non | Non | Non |
| Planning des bénévoles du jour J | Non Des rappels la veille d'un créneau. |
Non | Partiel Les créneaux du jour J, pas la préparation. |
| Relaytour | Oui Les tâches types sont recalculées à chaque édition. |
Oui Les fiches sont versionnées et reversées dans le dépôt de l'organisation. |
Oui Effectifs, affectations et souhaits. |
Ce que Relaytour ne remplace pas
La billetterie, les adhésions et la comptabilité restent dans les outils de gestion associative. Les tableaux de matchs et les créneaux du jour J restent dans les outils spécialisés.
Utiliser Relaytour
Deux façons d'utiliser Relaytour
Relaytour est un logiciel libre. Toutes ses fonctions sont disponibles, que vous l'hébergiez vous-même ou que vous choisissiez Relaytour Cloud.
| Auto-hébergé Sur votre serveur |
Relaytour Cloud Hébergé pour vous |
|
|---|---|---|
| Fonctions du logiciel | Toutes | Toutes |
| Serveur | Le vôtre | Fourni, en France |
| Installation | Guide public | Incluse |
| Mises à jour | Par vous | Incluses |
| Sauvegardes quotidiennes | Par vous | Incluses |
| Envoi des mails | Par votre prestataire | Inclus |
| Adresse | La vôtre | votre-organisation.relaytour.app ou votre domaine |
| Assistance | Questions publiques sur GitHub | Réponse sous cinq jours ouvrés |
| Prix | Gratuit | Voir relaytour.com |
| Installer Relaytour | Découvrir Relaytour Cloud |
Une organisation qui quitte Relaytour Cloud reçoit sur demande l'export de son contenu et une sauvegarde complète de sa base. Elle peut ainsi reprendre son installation sur son propre serveur. La page Hébergement présente l'hébergeur officiel et ses engagements.
Pérennité
Pourquoi l'outil tiendra dans le temps
Un outil associatif disparaît souvent avec la personne qui l'a mis en place, ou avec l'offre gratuite d'un éditeur. Relaytour est conçu pour éviter ces deux situations.
Le contenu appartient à l'organisation
Les périmètres, les fiches et les tâches types vivent dans un dépôt propre à l'organisation. Ce sont des fichiers texte, lisibles et modifiables sans Relaytour.
Le code est libre et le restera
La licence AGPL-3.0 interdit de refermer le code. Personne ne peut retirer la version publiée ni la rendre payante.
Une autre personne peut reprendre l'outil
Le code, les choix d'architecture et l'installation sont documentés publiquement. Une développeuse ou un développeur bénévole peut reprendre la maintenance.
Chaque édition repart de la précédente
À la création d'une édition, Relaytour recrée les tâches types avec leurs nouvelles dates. Les fiches corrigées pendant l'édition deviennent la base de la suivante.
Démarrer
Mettre Relaytour en service sur votre serveur
Le déploiement de référence et ses étapes sont décrits dans le dossier infra du dépôt.
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organisation-modeleCréer le dépôt de contenu
L'organisation crée son dépôt depuis le modèle, puis y décrit ses périmètres, son thème et ses fiches.
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docker composeInstaller le serveur
Le déploiement de référence tient dans une pile Compose sur un petit serveur.
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orga:importerImporter une édition
L'import crée les périmètres, les fiches et les tâches datées de l'édition.
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adminInviter l'équipe
Les admins invitent les membres et les affectent à leurs périmètres.